Uitleen- en reserveersysteem van materialen, lokalen en sleutels

Het reserveersysteem is specifiek gemaakt voor werkplaatsen op HBO-opleidingen. Het systeem heeft als doel het beheer van de materialen en ruimtes die studenten en medewerkers kunnen lenen. Een reservering kan meerdere artikelen en accesoires bevatten. Het systeem kan eenvoudig de artikelen uit- en inchecken en biedt automatisch zicht op de beschikbaarheid. Gelijktijdig twee keer uitlenen kan niet.
Een artikelen kan op non-actief gezet worden indien het reparatie nodig heeft. Studenten hebben een leenstatus, dit is: vierdejaars mogen meer lenen dan eerstejaars. Van studenten kan extra data worden bijgehouden, bijvoorbeeld bij slecht gedrag. Deze profieldata is leesbaar en muteerbaar voor alle werkplaatsen.

Ontwerp en bouw van het uitleensysteem voor de werkplaatsen van de Gerrit Rietveld Academie.
In nauw overleg met rietveld werkplaatsbeheerders zijn de specificaties opgesteld. Dit is vertaald naar funkties. Deze zijn besproken, gewogen, en op maat gerealiseerd. Het systeem is sinds 2012 in gebruik; op basis van de gebruikservaringen zijn diverse verfijningen in de werking gerealiseerd. In de opzet is steeds de academiebrede inzet voor ogen gehouden. Stap voor stap nieuwe gebruikers inleiden. Uitbreidmogelijkheden: naast materialen kun je ook sleutels, werkplekken en lokalen uitlenen. Teruggave van spullen hoeft niet perse op de werkplaats; het kan ook bij de receptie (denk aan de avondstudent).
Het systeem is bij 4 verschillende werkplaatsen in gebruik.

De toepassing heeft de volgende kenmerken:

– Een applicatie met meerdere werkplaatsen met ieder hun eigen artikelen

– toepassing is volledig webbased, dus toegankelijk via webbrowser
– kalender interface met datum en tijdsintervallen voor eenvoudig inzicht in beschikbaarheid van artikelen.

– zoekveld, artikelen en studenten vindbaar door barcode inscannen of iets intypen, naam of klas. Het zoekveld staat op alle schermen, en vindt alle relevantie zaken.
– meerdere werkplaatsen gebruiken het systeem. er zijn meerdere admins met ieder een eigen bereik.
– toegankelijkheid instellingen per student en per artikel instelbaar.
– meerdere artikelen en accessoires kunnen op 1 reservering.
– meerdere ophaal- en terugbreng locaties.
– ‘one click’ contractprint.
– procesverloop (1.reservering gemaakt 2.reservering akkoord 3.spullen uit 4.spullen in 5.gereed en archief).
– ‘one click’ bevestiging -email gebruiker.
– ‘one click’ te laat melding -email gebruiker.
– overzicht: welke reserveringen zijn te laat teruggebracht.
– beheer artikelen, accessoires, reserveringen, bevestingingen etc.
– databaseverbinding met de studenten administratie voor een actueel persoonsbestand, dit bestand is leidend voor wie wel en wie niet mag lenen.
– admins kunnen betreft personen: tweede mailadres en tweede telefoonnummer opgeven; ook: demerit persooninformatie (strafpunt voor slecht gedrag), dit is mutabel en inzichtelijk voor alle admins van alle werkplaatsen.
– tweetalig (nederlands en engels).
– helpteksten.

Toegangsnivo voor admin:
– beheer alle aspecten van hun werkplaats, maken wijzigen en beheer van reserveringen. Contractprint, bevestiging- en ’te laat’ email, etc

Toegangsnivo voor student:
– overzicht ‘mijn reserveringen’ en export in ical en vcal.
– bekijk kalender met beschikbaarheid artikelen in verschillende werkplaatsen, reserveer artikel. Student ontvangt een ‘one click’ mail van de admin met akkoord voor reservering
– helptekst voor student.

Technisch:
Een applicatie, een database; meerdere werkplaatsen kunnen worden toegevoegd.
De volgende programmeertechnieken worden gebruikt: PHP, MySql, Javascript, Ajax, Jquery.