Uitleen- en reserveersysteem van materialen, lokalen en sleutels

Leergang ondersteunende software

Ontwerp en bouw van het uitleensysteem voor de werkplaatsen van de Gerrit Rietveld Academie.

In nauw overleg met rietveld werkplaatsbeheerders zijn de specificaties opgesteld. De basis van het systeem is de open-source software. Vervolgens zijn de specifieke funkties besproken, gewogen, en op maat gerealiseerd. Het systeem is sinds 2012 in gebruik; op basis van de gebruikservaringen zijn diverse verfijningen in de werking gerealiseerd. In de opzet is steeds de academiebrede inzet voor ogen gehouden. Stap voor stap nieuwe gebruikers inleiden. Uitbreidmogelijkheden: naast materialen kun je ook sleutels, werkplekken, lokalen uitlenen. Teruggave van spullen hoeft niet perse op de werkplaats; het kan ook bij de receptie (de avondstudent). De toepassing die op een computer of -handheld device- draait bij de receptie toont enkel datgene wat opgehaald of retour gaat via receptie. Het inscannen van de barcode 'does the job'.

De toepassing heeft de volgende kenmerken:

- toepassing is volledig webbased, dus toegankelijk via webbrowser
- kalender interface met datum en tijdsintervallen voor eenvoudig inzicht in beschikbaarheid van artikelen.

- zoekveld, artikelen en studenten vindbaar door barcode inscannen of iets intypen, naam of klas. Het zoekveld staat op alle schermen, en vindt vrijwel alle relevantie zaken op de pagina.
- meerdere admins met eigen bereik (eigen werkplaats).
- toegankelijkheid instellingen per student en per artikel instelbaar.
- meerdere artikelen en accessoires kunnen op 1 reservering.
- meerdere ophaal- en terugbreng locaties.
- 'one click' contractprint.
- procesverloop (1.reservering gemaakt,2. res. akkoord,3. spullen uit,4. spullen in,5.gereed en archief).
- automatische bevestiging van reservering met 'one click' email naar eindgebruiker.
- automatische 'te laat terug' melding met 'one click' email naar eindgebruiker.
- beheer artikelen, accessoires, reserveringen, bevestingingen, blackouts etc.
- verbinding met de studenten administratie voor actueel persoonsbestand, dit bestand is leidend voor wie wel en wie niet mag lenen.
- admins kunnen betreft personen: tweede mailadres en tweede telefoonnummer opgeven; ook: demerit persooninformatie (strafpunt voor slecht gedrag), dit is alleen mutabel en inzichtelijk voor admins van de verschillende werkplaatsen.
- tweetalig (nederlands en engels).
- helptekst voor admins.

Toegangsnivo voor admin:
- beheer alle aspecten van hun werkplaats, maken wijzigen en beheer van reserveringen. Contractprint, bevestiging- en 'te laat' email, etc

Toegangsnivo voor student:
- overzicht 'mijn reserveringen' en export in ical en vcal.
- bekijk kalender met beschikbaarheid artikelen in verschillende werkplaatsen, reserveer artikel. Student ontvangt een 'one click' mail van de admin met akkoord voor reservering
- helptekst voor student.

Technisch:
De volgende programmeertechnieken worden gebruikt: PHP MySql, Ajax, Jquery.

Schermafbeeldingen